Электронный документооборот

Для повышения эффективности сотрудничества с поставщиками и взаимного снижения издержек ООО «ДМ» использует электронный документооборот по следующим видам документов:

прайс-лист — PRICAT — может содержать полный или частичный перечень товаров, включая ценовые данные, логистические характеристики, а также технические и функциональные данные товара;
заказ — ORDERS — сообщение, которое заказчик отправляет поставщику, содержащее перечень заказываемых товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки;
уведомление об отгрузке товара — DESADV — сообщение, содержащее полную информацию об отгрузке: размер, вес, параметры транспортного средства, количество и наименование товара, данные грузополучателя и грузоотправителя, уникальный номер отгрузки и др.;
уведомление о приемке — RECADV — сообщение, содержащее информацию о фактически принятой продукции. Позволяет поставщику узнать информацию о фактической приемке и сформировать корректный счет-фактуру;
электронный универсальный передаточный документ (УПД) — это документ, с помощью которого можно вести бухгалтерский учет, и, на основании которого, можно получать вычет НДС при подаче в налоговую. По сути, УПД объединяет в одной форме счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 (ТН), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приемки-передачи основных средств ОС-1 и товарно-транспортную накладную (ТТН);
электронный универсальный корректировочный документ (УКД) — Форма УКД применяется в следующих случаях: при изменении стоимости ранее произведенной поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует такого согласия в силу ранее достигнутых с покупателем договоренностей о возможности такого изменения без его дополнительного согласия; для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался;
акт расчета премии — электронный двухсторонний документ по форме Приложения № 2А к Договору, который содержит сведения об объемах товарооборота в денежном выражении на отчетную дату, факт выполнения Покупателем определенных Договором условий для получения премии, сумму подлежащей выплате поставщиком премии.

Внедрение электронного документооборота позволяет:

исключить необходимость в использовании для передачи документов — e-mail, факс, телефонную связь;
на 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»;
обеспечить прозрачность процесса обмена документами, сопровождающих товародвижение;
исключить возможности потери документов из-за технических сбоев;
поставщикам оперативно получать информации о факте приемки товара в магазинах и РЦ;
снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.

Провайдерами электронного документооборота выбраны компании:

«КОРУС Консалтинг СНГ», http://www.esphere.ru/, тел. 8 (800) 100-8-812 (бесплатно по России), +7 (495) 229-41-84, +7 (812) 334-38-12, email help@esphere.ru;
ООО «Эдивеб», www.ediweb.ru, тел. 8 (800) 777-78-01 (бесплатно по России), + 7 (812) 309-35-79, + 7 (499) 703-04-34, email support@ediweb.ru;
ЗАО «ПФ «СКБ Контур», www.r-kontur.ru, тел. 8 (800) 500-33-51 (бесплатно по России), email edi@skbkontur.ru.

Для подключения обращайтесь к выбранному провайдеру по указанным контактным данным.Также существует возможность использовать другого провайдера, в случае, если данный провайдер поддерживает роуминг с одним из вышеуказанных

Как подключиться:

Что необходимо Поставщику для подключения к электронному документообороту?

1 Шаг

Подписать с ООО «ДМ» договор поставки + Дополнительное соглашение по УПД к договору поставки (шаблоны можно получить в коммерческой дирекции ООО «ДМ».

2 Шаг

Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с ПАО «Детский мир». Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

3 Шаг

Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика – GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

4 Шаг

Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в ООО «ДМ», т.е. – обратиться к своему менеджеру коммерческой дирекцииООО «ДМ» для того, чтобы он отправил поставщику список товаров, соответствующий прайс-листу поставляемого товара в ООО «ДМ». Этот список будет представлять из себя таблицу данных: код товара в ИС ООО «ДМ», наименование товара, набор штрих-кодов, хранящихся в ИС ООО «ДМ». Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему коды товаров в ИС ООО «ДМ», потому как в Заказе от ООО «ДМ» для идентификации товара будут использоваться – код товара в ИС ООО «ДМ», основной штрих-код товара и внутренний код поставщика.

5 Шаг

Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены с провайдером по всем документам из списка используемых в ООО «ДМ».

6 Шаг

Отправить заявку провайдеру на подключение к продуктивному обмену по всем по всем документам из списка используемых в ООО «ДМ».

Описание электронного документооборота при поставках товара:

1. «Детский мир» формирует заказ на товар по ценам прайс-листа, действующего на дату заказа. Изменения цен в прайс-листе, произведенные после отправки заказа, действуют на последующие заказы. Заказ отправляется в виде EDI сообщения ORDERS. В составе сообщения ORDERS Поставщику будут передаваться следующие данные из заказа:

в SAP найден Поставщик по GLN коду;
в SAP найдены все товары из списка позиций сообщения по коду товара в SAP ДМ из сообщения Поставщика;
в найденном по коду SAP товаре присутствует штрих-код, указанный в сообщении Поставщика.

Если одна из проверок не выполнена, сообщение автоматически получает статус «Ошибка» и Поставщику отправляется сообщение на e-mail.

2. «Детский мир» формирует заказ на товар по ценам прайс-листа, действующего на дату заказа. Изменения цен в прайс-листе, произведенные после отправки заказа, действуют на последующие заказы. Заказ отправляется в виде EDI сообщения ORDERS. В составе сообщения ORDERS Поставщику будут передаваться следующие данные из заказа:

Данные заголовка:

ID XML файла ДМ;
номер заказа ДМ;
номер версии сообщения для заказа;
дата заказа;
плановая дата поставки;
код Поставщика (GLN);
код поставщика в SAP ДМ;
GLN код юридического лица ДМ;
GLN код магазина-получателя;
код магазина-получателя в SAP ДМ;
валюта заказа.

Данные позиции заказа

номер позиции заказа;
индикатор удаления позиции;
штрих-код товара;
номер товара у поставщка;
код товара в SAP ДМ;
название товара в SAP ДМ;
количество в заказе;
единица измерения количества;
сумма позиции с НДС;
сумма позиции без НДС;
цена позиции с НДС;
цена позиции без НДС.

3. При отгрузке поставщик отправляет EDI сообщение DESADV (уведомление об отгрузке). Сообщение содержит данные по фактически отгруженному количеству, которое может отличаться от ранее заказанного и плановую дату поставки по данным Поставщика. Полученные сообщения автоматически загружаются в SAP ДМ и проверяются на корректность содержимого. В случае, если одна из проверок не выполнена, сообщение автоматически получает статус «Ошибка» и поставщику отправляется сообщение на e-mail.

Список критичных проверок сообщения DESADV:

в SAP найден поставщик по GLN коду;
в SAP найден заказ по номеру, указному в сообщении поставщика, поставщик в заказе SAP совпадет с поставщиком в сообщении;
магазин-получатель в SAP соответствует GLN получателя в сообщении;
в сообщении указан код товара ДМ, существующий в SAP ДМ;
проверка осуществляется, если в сообщении поставщика указан номер позиции заказа в SAP ДМ: в позиции заказа, найденной по номеру позиции из сообщения Поставщика указан тот же самый товар, что в сообщении поставщика;
проверка осуществляется, если в сообщении поставщика НЕ указан номер позиции заказа в SAP ДМ: осуществляется поиск позиции заказа по коду товара из сообщения. Как результат – найдено не более одной подходящей позиции.

Если все критические проверки пройдены успешно, данные из документа DESADV сохраняются в SAP в заказе:

плановая дата поставки;
количество по данным поставщика;
ссылка (номер документа отгрузки поставщика);
дата создания (дата документа отгрузки поставщика).

4. Поставщик при поставке счет-фактуру и товарную накладную не передает. Поставщик предоставляет транспортную или товарно-транспортную накладную, в которой указан номер документа отгрузки поставщика.

5. Приемка товара в магазине производится по первичным штрих-кодам товара (т.е. по штрих-кодам, по которым товар будет продаваться). Штрих -код товара должен соответствовать международным стандартам обозначения и идентификации товаров систем и иметь формат — EAN-8 или EAN-13.

6. Товар, отсутствующий в заказе, не принимается (исходя из условий поставки — товар либо отдается представителю Поставщика с той же поставкой, либо же помещается на склад ответственного хранения).

7. Товар, в количестве, поставленном сверхзаказа, не принимается (исходя из условий поставки — товар, либо отдается представителю Поставщика с той же поставкой, либо же помещается на склад ответственного хранения).

8. Не принимается и считается не привезенным товар бракованный и/или просроченный.

9. После приемки товара грузополучатель (магазин) ставит подпись и печать в транспортной накладной, подтверждая прибытие грузовых мест. Если поставщик использует не транспортную, а товарно-транспортную накладную, то грузополучатель (магазин) ставит в ней подпись и печать и делает запись: «Принято по количеству согласно Акту приема-передачи №___ от _________». В любом случае грузополучатель (магазин) формирует «Акт приема-передачи» (далее АПП). АПП подписывается обеими сторонами — грузополучатель — представитель Поставщика, если Поставщик сдает товар поштучно. Если поставщик сдает товар по грузовым местам, то магазин принимает товар поштучно в течение 3 дней и АПП подписывается только представителем магазина. Свои экземпляры АПП Поставщик забирает своими силами или при следующей поставке

10. В случае, если не принятый товар Поставщик не забирает с той же поставкой, и товар помещается на склад ответственного хранения — оформляется «Акт приема — передачи товара на ответственное хранение», который отправляется поставщику по электронной почте. В случае, если Поставщик укладывается в срок — 30 дней и забирает товар с ответственного хранения — оформляется «Акт передачи товара с ответственного хранения». В случае, если Поставщик по истечении 30 дней не забирает товар с ответственного хранения — магазин утилизирует товар без уведомления поставщика.

11. АПП отправляются Поставщику автоматически через EDI провайдера в виде сообщения RECADV (уведомление о приемке). В составе сообщения RECADV Поставщику будут передаваться следующие данные:

Данные заголовка:

ID XML файла ДМ;
номер АПП;
дата АПП;
признак – документ сторнирован;
номер документа отгрузки поставщика из DESADV;
дата документа отгрузки Поставщика из DESADV;
номер заказа в SAP ДМ;
дата заказа в SAP ДМ;
код Поставщика (GLN);
код поставщика в SAP ДМ;
GLN код юридического лица ДМ;
GLN код магазина-получателя.

Данные позиции:

штрих-код товара;
номер товара у поставщка;
код товара в SAP ДМ;
название товара в SAP ДМ;
принятое количество (товара надлежащего качества);
количество в документе об отгрузке Поставщика из DESADV;
количество в заказе;
единица измерения количества;
количество, принятое на ответственное хранение;
причина принятия на ответственное хранение;
цена товара без НДС;
цена товара с НДС;
сумма с НДС по товарной позиции;
сумма без НДС по товарной позиции;
ставка НДС.

Поставщик обязан сверить данные АПП/RECADV (факт приемки) с данными по отгрузке и, в случае расхождений, скорректировать свои данные. На основании скорректированных в соответствии с АПП/RECADV данных об отгрузке направить в течение 5 (пяти) календарных, с даты получения Поставщиком АПП, электронный УПД, подписанный квалифицированной электронной подписью через ЭДО провайдера.

12. ДМ загружает УПД в SAP с проверкой по следующим аналитикам:

Данные заголовка:

ИНН поставщика и наличие поставщика с таким ИНН в системе;
номер и дата УПД;
проверка на уникальность по номеру УПД и году;
номер заказа, номер АПП (формат – 11 цифр), номер накладной.

Данные позиции:

код товара и наличие этого кода в системе;
штрих-код товара;
количество;
сумма без НДС;
ставка НДС;
сумма НДС;
сумма с НДС.

Далее происходит сверка УПД и АПП. Сверка выполняется по каждой товарной позиции. Позиция идентифицируется по коду товара. Сверяются:

количество;
цена;
ставка НДС.

В случае расхождения данных между АПП/RECADV и УПД поставщика, Поставщику автоматически отправляется требование о уточнении УПД, т.к. согласно подписанному ДС (либо договору поставки) данные АПП/RECADV являются окончательными, и Поставщик обязуется предоставить УПД равный АПП/RECADV либо УКД на расхождения. При отсутствии расхождений между АПП и УПД (или после их урегулирования через УКД) ДМ подписывает УПД/УКД.